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招展是展覽籌備的基礎工作及策劃

  日期:2015-09-21 13:14  關注度:900

招展是展覽籌備的基礎性工作。做好招展工作的前提條件是項目要好,工作要扎實。招展工作的具體要求是宣傳充分,選擇認真。理想的招展情況是申請參展的公司很多,組織者可以從中挑選最合適的公司。但是實際工作中可能正好相反,組織者招不到足夠數量的參展公司。組織者希望的公司無興趣或不情愿參展。于是搗毀粗尋找參展公司、甚至勸說不情愿的公司,最終接受許多不合適的公司參展。或者用行政命令、提供優惠等方法軟說硬逼勸不合適的公司參展。還有一個困難的工作是剔除不理想的報名公司。所謂不理想的公司是指不可靠、不合作、不認真、不夠水平檔次、不成熟的參展者。這類公司參展可能會給組織者和整體展團帶來很多麻煩,并可能導致秩序混亂和展出失敗。

招不到足夠的參展公司的原因很多,主要原因有:展覽項目選擇不合適,招展宣傳力度不夠,選擇標準不明確或不可行等。因此做好招展組團工作的基本條件和要求是:項目要合適,宣傳要充分,標準要實際,選擇要慎重,管理要認真。工作做到家、展出效果好,就能建立起信譽,招展組團工作就會容易些。切忌短期觀念和欺騙行為。

展覽會招展就是通過各種方式將那些產品(服務)與擬辦展覽會主題相符的制造商、供應商、成果擁有者、服務提供者吸引進展覽會。讓其在展覽會上展示和推銷自己的產品、服務和技術成果;所謂招商就是通過各種方式將那些對擬辦展覽會展示產品有需要和感興趣的采購商和其他觀眾引進展覽會。

展覽會招展策劃一般包括以下內容。

1.展覽會的簡介

簡介是用簡潔的語言對展覽會作一個輪廓性的描繪,它要向參展商扼要地說明展覽會的宗旨、層次水平、功能和發展前景等。

2.展覽會組織者

展覽會組織者即舉辦單位。因為我國對國際展實行主辦單位資格認定制,即只有國家有關部門認定的機構方,有權主辦國際展,因此在我國有主、承辦單位之分。沒有主辦資質的機構只能做承辦單位。除了主、承辦單位外還有一些其他相關機構協助展覽會舉辦的組織。

3.專業設置

所謂專業設置就是展覽會的展覽分類和范圍。在招展朽中說明專業設代是要告示擬議中的展覽的內容,潛在的展商可以據此決定是否前來參展。

專業設置介紹的詳略人們有不間的看法,有的認為應該詳細一些,以便于廠商作決策。有的則提出不必過于煩瑣,因為業內企業對有關專業一看便知道。應該視具體情況而定。

4.歷史業績

新加坡的一家著名展覽公司的負責人種說過,第一次舉辦的展覽很難吸引廠商前去參展。因為會展是一種遠期要約,人們無法事前頂計擬議中的展覽會質量如何、舉辦單位是否有誠信。說服潛在今展商的址好方法就址向他們介紹以往歷屆展覽成功舉辦的情況。歷史業績部分非常重要,因為它最有說服力。

5.參展收費標準

參展收費即展覽空間出租費,這是展覽舉辦方的基本收人,當然也是參展商的基本支出,必然是潛在展商最關心的部分之一。

日前我國對國內企業、三資企業和外國企業是分別收費的。展位的出租單位分兩種:一種是標準展位(3mx3m),另一種是光地,對光地出租一般是有最低起租面積限制的。有的招展書將收費設計成價目表,這樣更為清晰。

6.展覽會宣傳和專業觀眾組織

前面已經說明潛在的參展商是十分在意展覽會的專業觀眾的,因為他們是企業產品潛在的買方,所以,招展書中應該說明展覽會組織機構招商工作的打算和實施方案,包括通過什么渠道、什么方式組織專業觀眾等。

7.服務項目

展覽會期間展覽組織者將向參展商提供各種服務。這些服務非常重要,離開這些服務招展工作無法展開。同時服務也是一種競爭手段,組織者提供的服務越多,對參展商吸引力越大。在招展書中,應向參展商明確說明哪些項目是免費服務,哪些項目是收費服務。一方面使參展商有所計劃和準備。另一方面避免出現不必要的糾紛。

8.其他有關事項

招展書的最后還必須將一些參展的具體事項告訴潛在參展商,如展覽的日程安排、與展覽組織機構聯系的方式,以及參展費用的匯款方式和途徑等等。日程安排一般分:布展日期、撤展日期、展出日期及每日對外開放的時間。匯款事宜包括匯款對象公司名稱、開戶銀行、銀行賬號。

9.參展申請表

招展書應附參展申請表供參展商填寫,以便展覽會組織機構掌握展商的信息和其體要求。參展商將參展申諸表填報給主辦方,即表明該參展商已有意向參展,但真正參展一般要以支付攤位費為準。

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